Changer de logiciel : ce qu’on transfère, ce qu’on archive, et comment ne rien perdre en route
Publié le 29 septembre 2026 · Par Tristan Alterno, fondateur de Qorvex
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En une phrase : Changer de logiciel se prépare en quatre temps : exporter tout de l’ancien outil (clients, contrats, documents et archives avec leurs preuves), importer les clients et contrats dans le nouveau par un fichier dont les colonnes sont vérifiées, conserver les archives de l’ancien outil telles quelles plutôt que de les régénérer, et basculer à une date fixée sans période de double saisie prolongée. Ce qui se perd le plus souvent, ce ne sont pas les clients, ce sont les preuves.
Pourquoi on change, et pourquoi on hésite
Un cabinet change d’outil parce que l’ancien coûte trop cher pour ce qu’il fait, parce qu’il oblige à ressaisir, parce que ses documents ne correspondent plus aux textes, ou parce qu’il est devenu le module d’un groupe qui ne s’intéresse plus aux petits cabinets. Il hésite parce qu’il craint de perdre des données, du temps, et des preuves. Les deux premières craintes se règlent par la méthode. La troisième est la seule vraiment sérieuse.
Les quatre temps
| Temps | Ce qu’on fait | Le piège |
|---|---|---|
| 1. Exporter | Tout sortir de l’ancien outil : clients, contrats, documents remis, archives avec dates et empreintes, historique des actes | Un export limité aux contacts ; découvrir que les documents ne sont pas exportables |
| 2. Nettoyer et importer | Aligner les colonnes sur ce que le nouvel outil attend, corriger les doublons, importer avec vérification | Un import qui accepte tout en silence et crée des fiches incomplètes |
| 3. Archiver | Déposer les documents de l’ancien outil tels quels dans les dossiers, comme pièces datées | Régénérer les anciens documents depuis les données importées |
| 4. Basculer | Fixer une date, remplir la fiche du cabinet, générer le premier document, arrêter l’ancien outil | Une double saisie « pour être sûr » qui dure des mois |
Le fichier d’import
Un fichier CSV avec une ligne par client et des colonnes nommées : civilité, nom, prénom, date de naissance, adresse, courriel, téléphone, situation familiale, profession, puis les contrats (compagnie, numéro, date d’ouverture, encours). Le nouvel outil doit lire les en-têtes, dire quelles colonnes il reconnaît, lesquelles manquent, et montrer un aperçu avant d’importer. Ce qui n’est pas reconnu ne doit pas disparaître : il doit être signalé.
La vérification des colonnes avant import n’est pas un confort : c’est ce qui évite de découvrir six mois plus tard que les dates de naissance ont été importées dans le champ « date d’ouverture ».
Les archives, le vrai sujet
Un DER remis en 2022 doit rester le DER de 2022. Si l’ancien outil permet d’exporter les documents remis, ils se déposent dans le nouveau comme pièces datées, avec l’empreinte d’origine s’il y en a une. S’il ne le permet pas, c’est le moment de les télécharger un par un avant de résilier, et de constater ce que « réversibilité » voulait dire dans le contrat. Ce qui fait une archive.
Ce que le client voit
Rien, si le nouvel outil est en marque blanche : les documents restent ceux du cabinet, les courriels partent du conseiller. Ce qui change est interne. Seule obligation : mettre à jour l’information RGPD, puisque le sous-traitant change, et le registre des traitements.
Le calendrier d’un cabinet de cinq conseillers
- Semaine 1 : export de l’ancien outil, inventaire de ce qui est sorti et de ce qui manque.
- Semaine 2 : nettoyage du fichier, import avec vérification, dépôt des archives.
- Semaine 3 : fiche du cabinet, premiers documents générés, relecture par chaque conseiller de ses dossiers.
- Date de bascule : un lundi. L’ancien outil passe en lecture seule, puis se résilie une fois l’export vérifié une dernière fois.
Questions fréquentes
Comment transférer ses clients d’un logiciel CGP à un autre ?
Par export depuis l’ancien outil (CSV ou Excel), puis import dans le nouveau. Le nouveau doit vérifier les colonnes attendues (identité, coordonnées, situation, contrats) et signaler ce qui manque ou ne correspond pas avant d’importer, plutôt que d’importer en silence des données mal alignées.
Que faire des documents archivés dans l’ancien logiciel ?
Les exporter tels quels, avec leurs dates et, s’il en existe, leurs empreintes, et les conserver dans le nouveau système ou dans un espace d’archivage dédié. Ne jamais les régénérer depuis les données importées : un DER de 2022 régénéré en 2026 n’est plus le DER remis en 2022.
Faut-il informer les clients d’un changement d’outil ?
Si le sous-traitant qui traite leurs données change, l’information RGPD doit être mise à jour (notice, registre). Le client final ne voit rien d’autre si le nouvel outil est en marque blanche : les documents restent ceux du cabinet.
Combien de temps prend une migration ?
Pour un cabinet de 2 à 10 conseillers : une à deux semaines entre l’export, la vérification du fichier, l’import et la mise en place de la fiche du cabinet, puis une bascule à une date fixée. Ce qui allonge, c’est un ancien outil qui exporte mal, ou des données jamais nettoyées.
Et dans Qorvex
Qorvex importe les clients par un fichier CSV dont les colonnes sont vérifiées avant l’import : ce qui manque ou ne correspond pas est signalé, rien n’entre en silence. Les documents de l’ancien outil se déposent dans le dossier du client comme pièces datées, sans être régénérés. La fiche du cabinet se remplit en une heure, et le premier document généré sort le jour même. Et le jour où un cabinet veut partir, l’export complet, archives scellées comprises, est disponible à tout moment.
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