Archiver les documents du cabinet : combien de temps, sous quelle forme, avec quelle preuve
Publié le 29 septembre 2026 · Par Tristan Alterno, fondateur de Qorvex
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En une phrase : Un cabinet conserve les pièces d’identité et les documents d’opérations cinq ans après la fin de la relation au titre de la LCB-FT, ses pièces comptables dix ans, et tout ce qui fonde un conseil pendant toute la durée où sa responsabilité peut être recherchée, soit cinq ans à compter du jour où le client a connu le dommage ; ce qui compte n’est pas de pouvoir réimprimer un document, c’est de pouvoir ressortir celui qui a été remis, tel qu’il l’a été, avec la preuve qu’il n’a pas changé.
Trois durées qui se superposent
| Ce qui est conservé | Durée | Fondement |
|---|---|---|
| Pièces d’identité, éléments de vigilance, documents relatifs aux opérations | 5 ans à compter de la fin de la relation d’affaires ou de l’opération | Code monétaire et financier, L. 561-12 |
| Documents comptables et pièces justificatives | 10 ans | Code de commerce, L. 123-22 |
| Tout ce qui fonde un conseil (recueil, profil, recommandation, rapport, lettre de mission) | Durée de la prescription de la responsabilité : 5 ans à compter de la connaissance du dommage, butoir de 20 ans | Code civil, 2224 et 2232 |
| Données personnelles au-delà de ces durées | À supprimer ou archiver de manière restreinte | RGPD, principe de limitation de la conservation |
La troisième ligne est celle qui décide en pratique : un client peut mettre en cause un conseil plusieurs années après, au moment où il découvre une perte. Le cabinet doit alors pouvoir montrer ce qu’il a recueilli, ce qu’il a recommandé et ce qu’il a écrit pour le justifier, à la date des faits. Dix ans est une convention courante et prudente.
Réimprimer n’est pas archiver
La plupart des logiciels produisent les documents depuis une base de données. Réimprimer un document, c’est le régénérer depuis les données du moment : si la fiche du cabinet a changé (nouvel assureur, nouvelle adresse), si le recueil a été mis à jour, le document réimprimé ne correspond plus à celui qui a été remis. Il a le bon en-tête et la bonne date, et il est faux.
L’archive est le document tel qu’il a été remis, figé à cette date. Un contrôleur qui demande « le DER remis à ce client le 14 mars » veut cette pièce-là, pas une pièce qui lui ressemble.
Ce qui fait la valeur probante
Le code civil met l’écrit électronique à égalité avec le papier, à deux conditions : que l’auteur soit identifiable, et que le document soit conservé dans des conditions qui garantissent son intégrité. En pratique, cela suppose :
- une copie figée du document au moment de la remise, indépendante des données qui ont servi à le produire ;
- une empreinte calculée sur cette copie (SHA-256, par exemple) et conservée à part : si un caractère change, l’empreinte ne correspond plus ;
- un chaînage des empreintes, chacune intégrant la précédente, pour qu’on ne puisse ni insérer ni retirer un document après coup ;
- un journal qui dit qui a produit, remis et archivé chaque document, et quand.
Un dossier partagé où les PDF sont remplaçables ne remplit aucune de ces conditions. Un coffre-fort numérique ou un système d’archivage qui scelle chaque pièce les remplit toutes.
Que conserver, exactement
- Chaque version remise de chaque document, pas seulement la dernière.
- La preuve de remise : date d’envoi, destinataire, accusé quand il existe.
- Les pièces reçues du client, avec leur date de réception.
- Les échanges qui ont conduit à une décision (adaptation des préférences de durabilité, refus d’une recommandation).
Et la suppression
Le RGPD impose de ne pas conserver des données personnelles plus longtemps que nécessaire. Les durées ci-dessus sont ce « nécessaire » ; au-delà, le dossier se supprime ou passe en archivage restreint, accessible seulement en cas de contentieux. Une politique écrite de conservation, avec ces durées et ce qui se passe à leur terme, fait partie de ce qu’un contrôle demande.
Questions fréquentes
Combien de temps un CGP doit-il conserver ses dossiers clients ?
Au moins cinq ans après la fin de la relation d’affaires pour les pièces LCB-FT (article L. 561-12 du code monétaire et financier), dix ans pour les pièces comptables (article L. 123-22 du code de commerce), et, pour tout ce qui fonde un conseil, pendant la durée de la prescription de la responsabilité civile, cinq ans à compter du jour où le client a connu ou aurait dû connaître les faits (article 2224 du code civil), avec un butoir de vingt ans. Beaucoup de cabinets retiennent dix ans par prudence.
Un PDF réimprimé depuis le logiciel vaut-il archive ?
Non. Un document régénéré depuis les données du jour porte les données du jour : un DER de janvier réimprimé en novembre affichera l’assureur de juin. L’archive est le document tel qu’il a été remis, figé à cette date.
Qu’est-ce qui prouve qu’un document archivé n’a pas été modifié ?
Une empreinte cryptographique (par exemple SHA-256) calculée au moment de l’archivage et conservée séparément. Si le contenu change d’un caractère, l’empreinte change. Chaîner les empreintes, chacune intégrant la précédente, empêche aussi d’insérer ou de retirer un document après coup.
Faut-il archiver au format papier ?
Non. Le code civil reconnaît à l’écrit électronique la même force probante que l’écrit papier, sous réserve que l’auteur soit identifiable et que le document soit conservé dans des conditions qui en garantissent l’intégrité (article 1366).
Sources
- Code monétaire et financier, article L. 561-12 (conservation LCB-FT) — Légifrance
- Code civil, article 2224 (prescription de droit commun) — Légifrance
- Code civil, article 1366 (force probante de l’écrit électronique) — Légifrance
- Code de commerce, article L. 123-22 (conservation des documents comptables) — Légifrance
Cette page décrit l’état des textes et des pratiques à la date indiquée et ne constitue pas un conseil juridique. Références consultées le 29 septembre 2026 ; la réglementation évolue, et l’appréciation d’un cas particulier revient à votre conseil ou à votre association professionnelle.
Et dans Qorvex
Dans Qorvex, chaque document remis (DER, lettre de mission, recueil, recommandation, rapport) est conservé sous la forme exacte dans laquelle il a été rendu, scellé par une empreinte SHA-256, chaque empreinte intégrant la précédente. On ne réimprime jamais une archive depuis les données du jour : on ressort celle du jour de la remise. Le dossier montre la chronologie complète, avec l’auteur de chaque acte.
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