Checklist de conformité du cabinet : ce qu’il faut vérifier une fois par an, et à chaque dossier
Publié le 29 septembre 2026 · Par Tristan Alterno, fondateur de Qorvex
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En une phrase : La conformité d’un cabinet tient en deux listes : celle du cabinet, à vérifier une fois par an (assurance, ORIAS, association, procédures, cartographie LCB-FT, formations, registre des réclamations, RGPD, modèles à jour), et celle de chaque dossier (DER remis avant la lettre de mission, lettre signée en double exemplaire, recueil et profil datés et signés, recommandation, rapport d’adéquation avant souscription, preuves de remise, archive de chaque version).
Liste 1 : le cabinet, une fois par an
| Poste | À vérifier | Où ça se lit |
|---|---|---|
| Assurance RC professionnelle | Attestation de l’année en cours, plafonds conformes aux minima | DER |
| ORIAS | Immatriculation renouvelée pour chaque statut (CIF, IAS, IOBSP…) | DER |
| Association agréée | Cotisation à jour, questionnaire annuel rempli, obligations de formation remplies | DER |
| Formation continue | Heures de l’année (CIF selon l’association, 15 h DDA pour l’assurance), attestations conservées | Dossier du cabinet |
| LCB-FT | Cartographie des risques datée de l’année, procédures à jour, formation des conseillers, déclarant Tracfin désigné | Dossier du cabinet |
| Réclamations | Registre tenu, procédure affichée, médiateur mentionné | DER |
| Conflits d’intérêts | Politique écrite, registre des liens avec les établissements | DER |
| RGPD | Registre des traitements, notice d’information, contrats de sous-traitance, durées | DER ou notice |
| Modèles | DER et lettre de mission relus après tout changement de statut, d’assureur, d’adresse ou de régime | Modèles du cabinet |
| Communication | Site et documents commerciaux cohérents avec le régime déclaré (pas d’« indépendant » abusif) | Site, plaquettes |
Liste 2 : chaque dossier, avant chaque souscription
| Pièce | Ce qui doit être vrai |
|---|---|
| Document d’entrée en relation | Remis avant la lettre de mission ; version conforme aux statuts du cabinet à cette date ; preuve de remise |
| Lettre de mission | Signée en double exemplaire, avant la prestation ; régime et honoraires conformes au DER |
| Recueil de connaissance client | Daté, signé, à jour ; préférences de durabilité recueillies ; pièce d’identité et justificatifs rattachés |
| Profil d’investisseur | En annexe du recueil ; niveaux choisis avec le client ; origine indiquée (recueilli ou repris) |
| Recommandation | Datée après le recueil ; produit cohérent avec le profil, l’horizon et la capacité de perte |
| Rapport d’adéquation | Remis avant la souscription ; fondement correct (325-17, L. 522-5 selon le produit) ; comparaison si le régime l’impose ; démonstration personnalisée |
| LCB-FT | Identité vérifiée, origine des fonds cohérente, niveau de vigilance noté |
| Archives | Chaque document conservé tel que remis, chaque version, avec preuve de remise |
Les trois contrôles croisés
- Les dates : DER ≤ lettre de mission ≤ recueil ≤ recommandation ≤ rapport ≤ souscription. Une inversion est une anomalie.
- Le régime : ce que dit le DER (indépendant ou non, analyse impartiale ou non) se retrouve dans la lettre et dans le rapport, et correspond aux rémunérations réellement perçues.
- La version : le document archivé est celui qui a été remis, pas une réimpression.
Un cabinet qui coche ces deux listes une fois par an, et la seconde à chaque souscription, a fait l’essentiel de ce qu’un contrôle vérifiera. Le reste est de la tenue au quotidien.
Questions fréquentes
Quels documents un cabinet CGP doit-il tenir à jour chaque année ?
L’attestation d’assurance de responsabilité civile professionnelle, l’immatriculation ORIAS (renouvelée chaque année), la cotisation et les obligations de l’association agréée, les preuves de formation continue, la cartographie des risques LCB-FT et les procédures, le registre des réclamations, le registre RGPD, et les modèles de DER et de lettre de mission.
Que vérifier dans un dossier client avant une souscription ?
Que le DER a été remis avant la lettre de mission, que la lettre est signée en double exemplaire, que le recueil et le profil sont datés, signés et à jour, que la recommandation existe, que le rapport d’adéquation est remis avant la souscription et cite le bon fondement, et que chaque pièce est archivée telle que remise.
À quelle fréquence faire un audit interne des dossiers ?
Une fois par an sur un échantillon, plus une vérification systématique à chaque nouvelle souscription. C’est ce qu’un contrôle reproduira, et l’avoir fait avant permet de corriger.
Existe-t-il une checklist officielle ?
Les associations agréées fournissent à leurs adhérents des guides et des grilles d’autocontrôle, alignées sur leurs propres contrôles. Cette page en reprend l’ossature ; la grille de votre association fait foi.
Sources
- Règlement général de l’AMF, chapitre V « Conseillers en investissements financiers » — Légifrance
- Code monétaire et financier, articles L. 561-2 et suivants (LCB-FT) — Légifrance
Cette page décrit l’état des textes et des pratiques à la date indiquée et ne constitue pas un conseil juridique. Références consultées le 29 septembre 2026 ; la réglementation évolue, et l’appréciation d’un cas particulier revient à votre conseil ou à votre association professionnelle.
Et dans Qorvex
La seconde liste, celle du dossier, est ce que Qorvex vérifie à votre place : un document ne s’établit pas s’il manque une donnée, la chronologie des remises est visible, chaque version est archivée scellée, et le tableau de bord du cabinet montre les dossiers où une pièce manque. La première liste reste la vôtre, et la fiche du cabinet en tient les dates (assurance, ORIAS) pour qu’elles se lisent dans chaque DER.
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